Formalności przed sprzedażą online

Punkt 1 — Regulamin i polityka prywatności

Zamówienie przez internet to umowa zawierana na odległość, więc klient musi z góry wiedzieć, z kim ją zawiera i na jakich zasadach.

• Dane sprzedawcyNazwa firmy, NIP lub REGON, adres, e‑mail i telefon.
• Zasady zamawianiaCo sprzedajesz, kiedy zamówienie jest przyjęte, jak je odwołać i jak złożyć reklamację — tego wymaga wprost ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
• Cena i płatnośćŁączna cena z podatkiem i wszystkimi opłatami, sposób i termin zapłaty oraz termin odbioru.
• Odstąpienie od umowyPrzy pieczywie prawo odstąpienia w 14 dni nie przysługuje, bo to towar szybko psujący się, a przy torcie na zamówienie — bo powstaje według specyfikacji klienta. Informujesz o tym przed złożeniem zamówienia, nie po nim. Jeśli w sklepie są też przetwory, oliwy albo zapakowane cantuccini, tam 14 dni działa — potrzebne jest pouczenie i wzór formularza odstąpienia.
• Dane osoboweKto jest administratorem, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarza dane, komu je powierza (operator płatności, hosting, kurier), jak długo je przechowuje i że klient może złożyć skargę do PUODO.
• CookiesZgoda na cookies inne niż niezbędne jest osobna od polityki prywatności — wymaga jej Prawo komunikacji elektronicznej, nie RODO.

Breadify to ogarniaSklep ma gotowe miejsce na regulamin i politykę prywatności w stopce, pokazuje pełny koszt przed zapłatą i potwierdza zamówienie z obowiązkiem zapłaty. Wzory obu dokumentów dostajesz w cenie abonamentu — zostaje uzupełnić je danymi firmy i zweryfikować we własnym zakresie, bo to szablon, a nie porada prawna.

Punkt 2 — Skład i alergeny przy produkcie

Przy sprzedaży na odległość obowiązkowe informacje o żywności muszą być dostępne, zanim klient kliknie „zamawiam” — bez dopłat i bez dzwonienia do zakładu. Dla pieczywa sprzedawanego luzem zestaw jest krótszy niż dla towaru paczkowanego:

• Nazwa i składNazwa produktu oraz składniki w kolejności malejącej, z wyróżnionymi alergenami — dokładnie to, co musi wisieć przy ladzie.
• Masa jednostkowaPrzy pieczywie podaje się też masę jednostkową — ile waży bochenek albo sztuka. To wymóg polskiego rozporządzenia o znakowaniu, ten sam co przy ladzie.
• Ilość netto i przechowywanieObowiązkowe przy produkcie zapakowanym przed sprzedażą — chleb w torebce z etykietą, panettone w pudełku.
• Ciasto mrożoneOdpiek z ciasta mrożonego należy oznaczyć, i to gotowym brzmieniem z przepisu: „pieczywo produkowane z ciasta mrożonego” albo „pieczywo produkowane z ciasta głęboko mrożonego”.
• Data trwałościDecyduje trwałość wyrobu: pieczywo i wyroby ciastkarskie spożywane w ciągu doby od wypieku są zwolnione z obowiązku podawania daty. Panettone, pierniki czy biscotti, które mogą stać tygodniami, muszą mieć datę minimalnej trwałości albo termin przydatności do spożycia — przy sprzedaży na odległość data nie musi być widoczna przed zakupem, wystarczy na produkcie przy wydaniu.
• Wartości odżywczeTabeli nie musisz podawać, dopóki sprzedajesz własny wypiek w małych ilościach bezpośrednio klientom — to wyjątek dla wyrobów rzemieślniczych.
• Dane producentaPrzy własnym wypieku wystarczą dane firmy w stopce i regulaminie — nie musisz ich powtarzać przy każdym produkcie. Osobno podajesz je dopiero wtedy, gdy wytwórcą jest ktoś inny.

Punkt 3 — Zgłoszenie do inspekcji sanitarnej

Jedyna rzecz z tej listy, którą naprawdę zgłaszasz urzędowi. Sprzedaż żywności na odległość jest osobnym zakresem działalności, więc trafia do rejestru zakładów prowadzonego przez inspekcję sanitarną (sanepid). Jeśli zakład już działa, wpisu do rejestru nie poprzedza kontrola, a samo zgłoszenie jest bezpłatne.

1. 1

   Zanim zaczniesz

   Zanim sięgniesz po druk, przygotuj:

   • Nazwę i adres zakładu oraz NIP lub REGON — dokładnie takie, jak w dotychczasowym wpisie do rejestru.
   • Adres swojego sklepu Breadify, np. twojamarka.breadify.pl.
   • Odpowiedź na jedno pytanie: gdzie kompletujesz zamówienia i jak trafiają do klienta. Gotowa treść niżej opisuje odbiór osobisty w lokalu — przy dowozie, wysyłce albo punkcie wydań poza zakładem opis wygląda inaczej.
2. 2

   Istniejący zakład: wniosek o zmianę w rejestrze

   Składasz „Wniosek o dokonanie zmian w rejestrze zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej” — druk pochodzi z rozporządzenia Ministra Zdrowia z 29 maja 2007 r. Opis procedury znajdziesz na biznes.gov.pl (otwiera się w nowej karcie), a sam formularz na stronie BIP swojej stacji albo w komplecie wzorów .doc na gov.pl (otwiera się w nowej karcie).

   • AdresatPaństwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny właściwy dla adresu zakładu, a nie dla siedziby firmy.
   • FormaPapierowo w swojej stacji albo pocztą, elektronicznie przez biznes.gov.pl (otwiera się w nowej karcie) z Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
   • Termin30 dni od zmiany, ale najspokojniej wysłać przed uruchomieniem sklepu. Urząd ma na rozpatrzenie 14 dni.
   • Kilka lokaliWpis dotyczy zakładu, nie firmy — każdy lokal zgłaszasz osobnym wnioskiem. Każdy wniosek idzie do inspektora właściwego dla adresu tego lokalu.

   W rubryce opisującej zmianę wystarczy kilka zdań. Poniższa treść opisuje najczęstszy przypadek: klient zamawia przez internet i odbiera zamówienie w Twoim lokalu. Ostatni akapit jest tu najważniejszy — mówi wprost, że nic z tego, co inspekcja faktycznie kontroluje, się nie zmienia.

   Opis zmiany do wnioskuKopiuj treść

   Zgłaszam rozszerzenie zakresu działalności zakładu o sprzedaż żywności na odległość, w tym sprzedaż przez internet, prowadzoną w formie przyjmowania zamówień w sklepie internetowym pod adresem [adres sklepu]. Zamówienia są przygotowywane i wydawane w zatwierdzonym lokalu zakładu, wyłącznie z produktów w nim wytwarzanych. Klient odbiera zamówienie osobiście w zakładzie. Zakład nie prowadzi wysyłki ani dowozu, nie korzysta też z magazynu ani punktu wydań poza zakładem. Zmiana dotyczy wyłącznie sposobu przyjmowania zamówienia. Proces technologiczny, pomieszczenia, wyposażenie oraz obieg żywności w zakładzie pozostają bez zmian, tak samo jak dokumentacja GHP/GMP i system HACCP.

   WskazówkaSprzedaż na odległość, w tym przez internet, wymaga jedynie wpisu — nie ma tu obowiązku wcześniejszego zatwierdzenia zakładu (biznes.gov.pl (otwiera się w nowej karcie)), a to właśnie zatwierdzenie wiąże się z wizytą inspektora.

   WskazówkaStacje bywają różne: część ma na BIP własną wersję druku. Jeśli Twoja ją ma, weź właśnie tę — treść jest identyczna, a na własnym formularzu urząd nie odeśle wniosku do poprawy.

3. 3

   Nowy zakład: zatwierdzenie i wpis do rejestru

   Nowy zakład albo kolejna lokalizacja nie zgłasza sprzedaży online osobno — wpisujesz ją od razu do wniosku o zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru. Opis procedury znajdziesz na biznes.gov.pl (otwiera się w nowej karcie), a druk na BIP swojej stacji albo w zestawie wzorów na gov.pl (otwiera się w nowej karcie).

   • Zakres działalnościMusi obejmować sprzedaż na odległość obok produkcji i sprzedaży detalicznej. Ujęta od razu w jednym wniosku, nie wymaga później osobnego zgłoszenia.
   • ZatwierdzenieDotyczy lokalu, nie kanału sprzedaży — i tak jest częścią rejestracji nowego zakładu, a kontrola obejmuje pomieszczenia i proces, nie to, skąd przychodzi zamówienie.
   • TerminCo najmniej 14 dni przed rozpoczęciem działalności. Zgłoszenie jest bezpłatne.

   WskazówkaRubryka o zakresie zmiany nowego zakładu nie dotyczy — nie ma czego zmieniać, sprzedaż na odległość wpisujesz od razu do zakresu działalności.

Punkt 4 — Płatności online: co sprawdza operator

Jedyna pozycja z tej listy, której nie zgłaszasz urzędowi, tylko firmie. Operator płatności weryfikuje firmę przed pierwszą wypłatą i zagląda przy tym na stronę sklepu.

• Dokumenty pod adresem sklepuRegulamin i polityka prywatności muszą być dostępne w sklepie, uzupełnione danymi firmy — to je operator sprawdza w pierwszej kolejności (punkt 1).
• Zgodność danychNazwa, adres i NIP w sklepie mają zgadzać się z danymi w umowie z operatorem.
• Kiedy rusza weryfikacjaDopiero po pierwszej opłaconej transakcji, a nie przy zakładaniu konta. Do tego czasu limity kwotowe i metody płatności są ograniczone.

WskazówkaZakładanie konta u operatora opisuje Rejestracja konta w PayU, a późniejszą konfigurację płatności w Breadify — instrukcja PayU.

Punkt 5 — PKD, CEIDG i podatki

Tutaj zwykle nie ma nic do zrobienia — sprzedaż online nie jest osobnym rodzajem działalności gospodarczej.

• PKDKlasyfikacja z 2025 r. porzuciła kod „sprzedaż przez internet”. Liczy się asortyment, a ten się nie zmienia.
• Aktualizacja kodówFirmy zarejestrowane przed 2025 r. przechodzą na nowe PKD najpóźniej do 31 grudnia 2026 r. — w praktyce przy pierwszej zmianie wpisu w CEIDG, bo formularz i tak zażąda wtedy nowych kodów. Po tym terminie urząd przepisze je sam, według kluczy przejścia.
• VATStawka taka sama jak przy sprzedaży na miejscu — kanał sprzedaży jej nie zmienia.
• Kasa fiskalnaSprzedaż online nie zmienia zasad ewidencji — zamówienie odebrane na miejscu idzie na kasę tak samo jak sprzedaż przy ladzie. Szczegóły ustal z księgową.

UwagaStan prawny na sierpień 2026 r. Ta strona nie jest poradą prawną, a interpretacje bywają różne między powiatami — przy wątpliwości jeden telefon do swojej stacji albo do księgowej rozstrzyga ją szybciej niż każdy poradnik.